Bestuursreglement Algemeen Plaatselijk Belang Bedum

BESTUURSREGLEMENT ALGEMEEN PLAATSELIJK BELANG BEDUM (APB BEDUM)

Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen

1 Waarom een nieuwe wet: de WBTR?

In het verleden zijn er incidenten geweest bij verenigingen. Grote en kleine incidenten, bij grote en kleine verenigingen. Zo hebben bestuurders zichzelf of hun vrienden verrijkt ten nadele van de vereniging of stichting. Ook zijn er regelmatig gevallen geweest van slecht bestuur, onzorgvuldig handelen, onduidelijke afspraken en misbruik van stemrecht. Elk jaar komen tientallen zaken aan het licht waarbij sprake is van financiële malversaties, fraude, zelfverrijking en overtreding van regels. Bestuursleden hebben het eigen belang boven dat van de vereniging gezet. Over een aantal financiële wantoestanden is grote maatschappelijke verontwaardiging ontstaan.

Het erge is, dat medebestuursleden vaak niets in de gaten hebben. Er wordt immers binnen de vereniging in goed onderling vertrouwen gewerkt. Misstanden worden pas duidelijk als het te laat is.
De wetgever wil misstanden tegengaan om verenigingen en hun bestuursleden te beschermen. Daarom is de WBTR er gekomen. Alle verenigingen, grote en kleine, moeten bestuurlijk professioneler worden. Het doel is voorkomen van misstanden. Om dat te bereiken, zijn regels gemaakt en ingesteld. Bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk als hun vereniging zich niet aan de nieuwe wet houdt.

Bestuursleden moeten gaan vastleggen wat zij hebben gedaan om problemen te voorkomen.

Hoe dat moet, leert dit stappenplan. In begrijpelijke taal. De verplichtingen van de wet worden uitgelegd en meteen wordt aangegeven hoe je daar als bestuurslid van een vereniging aan kunt voldoen.

1.2 Wat is het gevolg van deze wet?

Besturen van verenigingen hebben de verplichting ervoor te zorgen dat alle bestuursleden handelen volgens de wet. Een goede manier is het stappenplan voor1 juli af te ronden. Ieder bestuurslid moet altijd het belang van de vereniging dienen. Als dat niet gebeurt en er gaat wat mis, is ieder bestuurslid persoonlijk aansprakelijk. En dus niet alleen het bestuurslid dat zich niet aan de regels heeft gehouden. Het bestuur moet aangeven en vastleggen hoe de vereniging daarvoor zorgt.

In de wet heet dit dat alle bestuurders van verenigingen en stichtingen ‘gehouden zijn een goed bestuurder te zijn’.

Het is dus verstandig om als bestuur en/of bestuurslid ervoor te zorgen dat jij en jouw vereniging aan de wet voldoen. Alleen op die manier kun je de kans op problemen minimaliseren. Mocht het tot juridische procedures komen, is het heel belangrijk te kunnen aantonen dat je zaken goed hebt geregeld.

Hoofdzaken om rekening mee te houden: als het gaat om grote beslissingen over geld of personen, of om zaken van vitaal belang voor de vereniging, leg die dan vast. Laat zien dat het besluitvormingsproces volgens de wet is gelopen. Maak notulen, wees transparant, vraag bijvoorbeeld meerdere offertes aan. Deel die informatie intern. Zorg er ook voor dat financiën via het 4-ogen principe gaan. (zie stap 2). Minimaliseer de kans op een greep in de kas of onterechte betalingen vanuit de vereniging naar bestuursleden.

1.3 Wat is ‘een goed bestuurder’?

Simpel gezegd: een goed bestuurder dient het belang van de vereniging en houdt zich aan de afspraken die binnen de vereniging zijn gemaakt. De wet omschrijft waaraan die afspraken moeten voldoen. Deze staan benoemd in stap 2 van het stappenplan.

Ook is het verstandig om kennis te nemen van stap 3: aansprakelijkheid. Alle bestuursleden moeten weten hoe het zit. Dus elk bestuurslid moet geïnformeerd worden en zichzelf oriënteren op deze wet. Dat voorkomt onaangename verrassingen.

Het bestuur doet er goed aan om gezamenlijk de aanpak van dit WBTR-stappenplan te bespreken en de taken te verdelen. Zie hieronder bij 1.5

1.4 Het WBTR-programma helpt je stap voor stap

Dit WTBR-programma helpt je om als bestuur aan de verplichtingen te voldoen. Stap voor stap nemen we je mee door de wet. Met duidelijke uitleg. We geven aan wat je moet gaan doen.

Door het volgen van de stappen, het behandelen van de gevraagde onderwerpen en het invullen van de werkboeken, kun je snel aan de wet voldoen.

Het programma omvat per stap een uitlegvideo, voorbeelden, tips en werkboekpagina’s.

1.5 Wat moet het bestuur doen en wat moet ik als bestuurder weten?

Het is belangrijk dat alle bestuursleden op de hoogte zijn van de nieuwe wet en de gevolgen daarvan voor iedere bestuurder persoonlijk. Het bestuur heeft de taak alle maatregelen te nemen zodat de vereniging aan de wet voldoet. Het stappenplan helpt daarbij.
Wij adviseren om enkele bestuursleden aan te wijzen die de praktische uitwerking van het stappenplan op zich nemen. Daaruit volgt dat zij de procedures binnen de vereniging met het gehele bestuur bespreken en vastleggen. Zodra alles gereed is, moet iedere bestuurder kennisnemen van alle onderwerpen zodat hij of zij weet wat de vastgelegde afspraken zijn.

Op die manier neem je als bestuur grote stappen om de risico’s op het gebied van mogelijke aansprakelijkheid inzichtelijk te hebben, maatregelen te nemen deze te beperken en dus de kans om aansprakelijk te kunnen worden gesteld zo klein mogelijk te maken.

Concreet:

1. Doorloop alle stappen van dit WBTR-stappenplan en vul alle werkboeken in. Daarmee leg je alle afspraken vast. Bespreek deze vervolgens binnen het bestuur.  Je kunt dat doen met een notitie voor het bestuur. Een andere mogelijkheid is de afspraken op te nemen in het bestuursreglement en/of het huishoudelijk reglement van de vereniging en die met het bestuur door te nemen.  Het gaat erom dat de afspraken vastliggen en de leidraad vormen voor het handelen van het bestuur. Tip: als er nieuwe bestuursleden worden voorgedragen en benoemd, laat ze kennisnemen van de afspraken. Neem de WBTR-verplichtingen op in het ‘introductieprogramma’ voor nieuwe bestuursleden.
2. De vastgelegde afspraken en werkwijzen zouden  ook een goede basis voor aanpassing van de verenigingsstatuten.  Om te beginnen kun je kijken aan welke onderdelen van de wet je statuten nu al voldoen.

De notaris legt alle bestuurszaken en afspraken vast in nieuwe statuten. De notaris moet weten wat je als bestuursleden met elkaar hebt besloten. Daarom is het noodzakelijk alles eerst intern te behandelen en af te spreken. Na de intake met de notaris zal die alles voorbereiden en kan daarna alles statutair worden vastgelegd. Ook is het aangeraden om met de notaris het gesprek aan te gaan over allerlei andere onderdelen die gelijk mee behandeld kunnen worden. De notaris kan je hierin adviseren. Denk bijvoorbeeld aan zaken rondom digitale besluitvorming.

Uiteraard moet je ook alles via de ALV laten verlopen. Wellicht is het een goed idee om hier ook leden of een commissie van leden bij te betrekken.

Let op:
Vanaf 1 juli 2021 geldt de WBTR en moet je hieraan voldoen. Daarna is het verstandig om naar de notaris te gaan om de nodige wijzigingen in de statuten te laten doorvoeren. De details staan in stap 10. Er is namelijk een overgangsregeling voor enkele onderdelen. Wij adviseren echter om niet te lang te wachten met het aanpassen van de statuten. Dan ligt alles officieel vast en voldoet de vereniging aan alle verplichtingen.

De besproken punten en genomen besluiten blijven beschikbaar in de online WBTR-omgeving. Dat is nodig voor transparantie en vooral voor nieuwe bestuursleden. Zij weten dan meteen hoe zaken zijn afgesproken en dat de vereniging zich aan de wet houdt. Gezien de persoonlijke aansprakelijkheid is dat belangrijk bij de werving van nieuwe bestuursleden.

 

1.6 Wat zegt de wet?

Dit WBTR-programma wil alles zo helder en duidelijk mogelijk uitleggen. We proberen juridisch taalgebruik te vermijden. Voor wie niet schrikt van dergelijk taalgebruik, geven we beknopt weer wat de wet zegt.

De kern van het wetsvoorstel is gericht op het bevorderen en professionaliseren van goed bestuur en toezicht op verenigingen, met behoud van zoveel mogelijk flexibiliteit. De WBTR introduceert een duidelijke taakomschrijving voor bestuurders en toezichthouders van verenigingen. Deze wordt gelijkgetrokken met de huidige wettelijke taakomschrijving voor bestuurders en toezichthouders van bv’s en nv’s.

De wetgever stelt het als volgt:

Eenieder die niet als privépersoon optreedt in het rechtsverkeer, maar als bestuurder of commissaris, moet ervoor zorgen dat hij zijn taken behoorlijk vervult. Voldoet hij niet aan die eis, dan mag hem eventuele schade van de rechtspersoon of derden worden tegengeworpen.

Eenvoudiger gezegd: de wet wil ervoor zorgen dat je je realiseert dat je handelt als bestuurder van de vereniging, met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Degene die dit niet doet, kan persoonlijk opdraaien voor de gevolgen en kan aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade geleden door de vereniging of derden.

Vorige

 

 

 

 

 

2. Goed bestuur:

 

• Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen. Daarnaast hebben wij een beleidsdocument ( nog op te stellen) waarin de doelen van onze vereniging staan. Daarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe we die willen bereiken.
• De penningmeester presenteert minimaal 1 x per kwartaal de financiële stand van zaken aan het bestuur.
• Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden.
• We brengen minimaal 1 x per jaar in kaart welke risico’s, financieel, juridisch, uitvoeringstechnisch, we lopen en of het gewenst is een verzekering af te sluiten.

3. Aansprakelijkheid van bestuursleden

Binnen onze vereniging maken wij de volgende afspraken:

1. Voor huidige bestuursleden:

• Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.

Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:

• Dat we ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
• Dat we handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.
• Houd je aan de afspraken zoals neergelegd in stap 2 met betrekking tot ‘Goed bestuur’.
• Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
• We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang (en)(zie Stap 4: Tegenstrijdig belang)
• Wij voldoen aan de administratieplichten. Alle juridische entiteiten hebben verplichtingen richting belastingdienst.
• Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
• Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
• Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.

(Om dit snel en goed te regelen kun je terecht bij de Stichting AVG: www.avg-programma.nl. Dit programma is speciaal voor en door verenigingen ontwikkeld. Via je koepel-, branche- of beroepsorganisatie krijg je 50% korting.)

2. Voor nieuwe bestuursleden

Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

• De financiële toestand van de vereniging.
• De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
• De (onderlinge) werkafspraken.
• De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
• De eventuele afgesloten verzekeringen met voldoende dekking.

3. Voor aftredende bestuursleden

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

• Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
• Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
• Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
• Vastlegging van de afspraken.

Ten aanzien van de afspraken onder 1, 2 en 3 spreken wij af:

• deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per jaar)
• om met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.

4. 4. Tegenstrijdig Belang

• Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
• Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:

1. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
2. Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.

III.          Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.

• Wij spreken af deze afspraken minstens éénmaal per jaar te controleren op actualiteit.

5. Afwezigheid van één of meer bestuursleden

• Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie. Bij belet en ontstentenis van meerdere bestuurders worden één of meerdere personen (te benoemen door de algemene vergadering) met het ‘medebestuur’ belast naast de overgebleven bestuurder(s), waarbij er minimaal 3 mensen zitting hebben in het bestuur. Bij belet of ontstentenis van alle bestuurders is de ALV bevoegd om tijdelijk in het bestuur van de vereniging te voorzien, rekening houdend met een minimaal aantal van 3 tijdelijke bestuursleden.

Deze drie is het minimum aan stemmen dat is vastgelegd (moet nog in statuten) in de statuten.

• Het bestuur handelt overeenkomstig de statuten e/of het bestuursreglement.

6. Meervoudig stemecht

• Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.

(is nog niet opgenomen in statuten)

7. Toezicht

• Wij hebben alleen bestuur en een ALV en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).
• Wij kunnen binnen onze vereniging aanstellen verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.

De entiteiten die nadrukkelijk niet onder de WBTR vallen als het gaat om toezicht, zijn:

Werkgroepen                                                  Regio’s

Commissies                                                       Afdelingen

Raden                                                                  Vrijwilligers

Kringen

8. Bindende voordracht van bestuurders

• Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.
• Onze vereniging kent geen bindende voordracht

9. 9. Raadgevende stem

• Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering. Alle bestuurders hebben de gelegenheid de ALV adviserend toe te spreken of inhoudelijk te reageren op een besluit dat de ALV gaat nemen.
• Wij spreken af deze afspraak jaarlijks te bekijken om te zien of dit allemaal gebeurt zoals we hebben afgesproken.

10. 10. Interne borging en statuten

• De regels in het kader van de WBTR worden vastgelegd als “Bestuursreglement” en voor zover van toepassing en vereist aangepast in de statuten van de vereniging.
• Nieuwe bestuursleden ontvangen voor hun benoeming door de ALV het Besuursreglement.
• Jaarlijks worden de regels ihkv de WBTR geactualiseerd voor zover nodig.
• Het Bestuursreglement wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de ALV en dat geldt ook voor wijzigingen.
• De statuten zullen na verloop van tijd, doch binnen 5 jaar en wel vóór 1 juli 2026 worden aangepast, zodat ze op alle onderdelen in lijn zijn met de WBTR. Aanpassing van de statuten zal plaatsvinden door een notaris en wel ná goedkeuring door de ALV.